De belangrijkste kaders voor financieel beleid en beheer zijn vastgelegd in de financiële verordening (art.212). Daarnaast zijn er diverse interne regels vastgesteld ten behoeve van een adequaat financieel beleid en beheer.

In de controleverordening (art.213) is de wettelijke verplichte accountantscontrole geregeld. Ten behoeve van de accountantscontrole zal aanvullend jaarlijks een geactualiseerd toetsingskader in de vorm van een controleprotocol door de raad vastgesteld moeten worden. In dat controleprotocol zijn alle laatste wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en voorschriften, verwerkt. Deze zijn immers niet statisch.

Het  college verricht op grond van artikel 213A onderzoeken  naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door het college gevoerde bestuur. De verwachting was dat deze wettelijke verplichting zou gaan verdwijnen. De regering is echter tot een heroverweging van het voornemen tot schrappen gekomen. Opgemerkt zij dat er in de praktijk aandacht is voor doeltreffendheid en doelmatigheid, maar dat de betreffende onderzoeken, analyses of acties formeel niet het label van een 213A-onderzoek krijgen. Het wederom oppakken van deze verplichting zal nog verder vorm moeten krijgen.

De Provincie heeft in juni 2016 haar Financieel Verdiepingsonderzoek 2016 afgerond. Hieruit bleken geen bijzondere opmerkingen rondom het financieel beleid en beheer, behoudens de voorwaarde om te (blijven) letten op een structureel meerjarig sluitende begroting. Verder vroeg de vertaling van onderhoudsplannen naar de begroting nog aandacht. Voor wat betreft de begroting 2017 was wederom sprake van repressief toezicht door de Provincie.

Op dit moment is het nog steeds zo dat de controlerend accountant toetst op getrouwheid en rechtmatigheid van de cijfers en daarbij een verklaring afgeeft, meestal vergezeld van een rapportage. Mogelijk verandert de wetgeving hieromtrent voor provincies en gemeenten vanaf verantwoordingsjaar 2018. Het Ministerie van BZK heeft nl. het voornemen om een rechtmatigheidverantwoording bij de jaarstukken af te laten leggen door het college. De accountant toetst dan deze verantwoording, in plaats van zelf rechtstreeks de rechtmatigheid te toetsen. Dit is wel al aangekondigd, maar er moet op landelijk niveau nog veel gebeuren om e.e.a. mogelijk te maken.  De wetgeving moet nog worden aangepast, dat zal zeker niet voor 1 januari 2018 zijn. Ook uitvoeringstechnisch moeten er dan landelijk nog richtlijnen, modellen, normen, handreikingen e.d. tot stand komen. Het Ministerie van BZK zal op een later moment communiceren over de verwachte invoeringsdatum en de uitvoeringstechnische zaken.

Organisatieontwikkeling

Het gevoerde beleid van de afgelopen jaren is succesvol verlopen en noopt derhalve ook niet tot wezenlijke aanpassingen. Wel wordt er jaarlijks focus aangebracht op basis van rijks- of lokaal beleid. De gekozen lijn is met name gebaseerd op een continue monitoring van feiten en omstandigheden die in de totale organisatie aan de oppervlakte komen en waarop per direct ingespeeld kan worden. Een continue afstemming in de directie en de verschillende managementteams is daarbij mede een succesfactor. Daarbij wordt gestuurd op de wendbaarheid die in de afgelopen jaren in de plaats is gekomen van de oude structuurdiscussies, sectorale afbakeningen en ingewikkelde scenario’s. De focus ligt op de uit te voeren werkzaamheden, de klussen, de projecten en de doelen die we nastreven.  De noodzakelijke personele capaciteit wordt flexibel alsmede vast ingezet. Hierbij volgen wij de landelijke trend (Personeelsmonitor 2016) waarbij er meer capaciteit instroomt bij de lokale overheden en gemeenten. Sommige beleidsvelden zoals informatiebeveiliging, privacy, en applicatiebeheer zijn uitgebreid met aanvullende taakgebieden die wettelijk uitgevoerd moeten worden.

De organisatie ontwikkelt zich verder op het gebied van zelforganisatie en zelfredzaamheid. Nog steeds vanuit dezelfde gedachte dat de transformatie die we van de burger verwachten ook van toepassing is op het ambtelijk apparaat. Dat blijft gepaard gaan met het continue proces van de juiste match tussen medewerkers die de bestaande en nieuwe doelen moeten gaan realiseren. En het plaatsen van medewerkers in hun kracht. Een blijvende inzet en gebruik van de personele instrumenten met focus voor SPP, talentmanagement, demotie, heroriëntatie en functiewisseling. Het generatiepact schept indirect ook tijdelijke klussen. En we zijn voortdurend op zoek naar mogelijkheden voor medewerkers binnen en buiten de organisatie. Het karakter van het in algemene dienst te zijn aangesteld biedt volop mogelijkheden. De goede samenwerking met de ondernemingsraad geeft veel ruimte om experimentele keuzes te maken. In de praktijk laten we alle beschikbare instrumenten van werkgeverskant vervloeien met de eigen regie van mensen en hun eigen bijdrage op basis van passie in hun werk.

De taakstellingen vanuit het verleden zijn ingegeven op basis van bezuinigingen. Deze komen steeds meer onder druk te staan door een noodzaak voor (wettelijke) uitbreidingen of op basis van lokale beleidskeuzes. 2017 en volgende jaren zullen moeten uitwijzen of en in hoeverre deze in de toekomst  te realiseren zijn.  Met de vele veranderingen en wisselingen werd een intensieve claim gelegd op de flexibiliteit van medewerkers. De exacte personele bezetting en competenties zijn nog niet bij alle processen duidelijk. Vandaar dat er op sommige afdelingen nog steeds gekozen is voor de inzet van flexibele krachten. Onze flexibele schil is aan de ruime kant doch geheel verantwoord vanuit het perspectief van onduidelijkheid op sommige beleidsterreinen. Deze ontwikkeling is vanuit de VNG al landelijk geschetst en leidt volgens de voorspellingen ook tot wezenlijke uitbreidingen in het personele bestand van de gemeenten. Verdergaande digitalisering (agenda 2020) zal in eerste aanzet leiden tot meer werk binnen dat vakgebied. Op termijn zijn aanvullende capaciteit en specifieke competenties noodzakelijk.

De VNG zet de lijn voort van uniformering van het arbeidsvoorwaardenbeleid met inbegrip van het bezoldigingsbeleid. De uitwerking van diverse circulaires is in Kerkrade vertaald naar individueel arbeidsvoorwaardenbeleid dat voor elk individu digitaal toegankelijk is. In de meest recente aanvulling is het IKB (individueel keuze budget) en de WKR (werkkostenregeling) digitaal ingevoerd Digitalisering blijft een van de belangrijkste uitdagingen voor de komende jaren. Gelijktijdig wordt op dit vakgebied gekeken naar de mogelijkheden met externe partijen waarbij expertise efficiënt ingezet en gebundeld kan worden. In 2017 en volgende jaren zal dit veel impact hebben op de organisatie. Op natuurlijke momenten en gelegenheden zowel bij insourcing alsook uitsourcing zullen we de kansen blijven nemen en waarmaken.

Human Resource Management (HRM)

De economie is nog net niet booming, maar het aantrekken ervan zorgt inmiddels wel voor de eerste tekenen van krapte op de arbeidsmarkt. Dat geldt zeker ook al voor de overheid en gemeenten. Voor sommige functies dreigen tekorten en zal er intensief gewerkt moeten worden aan mogelijkheden de posities bemenst te krijgen. In Kerkrade wordt nog steeds volop ingezet op die interne mobiliteit. Doch ook hier zijn grenzen aan. Zeker als het specifieke (nieuwe) wettelijke taken betreft waarbij specialistische kennis vereist is. Onderzoek wijst uit dat bijna de helft van de gemeenten een groei van de formatie verwacht. In sommige gevallen biedt flex-werk een oplossing om tijdig de juiste mensen op de juiste plaats te hebben. Het ziekteverzuim kent al het derde jaar op rij een dalende tendens.

De harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden blijft een landelijk thema doch gaat in een minder snel tempo dan verwacht. Integriteit erkenning is omgezet in goede waardering en landelijke erkenningen. Het ministerie van SZW heeft ingezet op intensivering van het Omgangsvormenbeleid en aandacht gevraagd voor preventie. Extra personele inzet is hiervoor noodzakelijk. Het informatiebeleid krijgt verdere inkleuring. Informatiebeveiliging wordt vanuit het Rijk geïntensiveerd waarbij op termijn systematisch verantwoording moet worden afgelegd. De intrede van de ENSIA, controle door CISO en FG functionarissen zal in de processen ingebouwd worden. Het management zal als proceseigenaar verantwoording moeten afleggen. De weerbaarheid en de flexibiliteit van de organisatie moeten bijdragen aan nog meer wendbaarheid van onze medewerkers en organisatie. De regionale samenwerkingen SSC-ZL of met het RHCL ( E depot) dan wel verkenningen met het Gegevenshuis (Bag, Geo) vinden voortdurend plaats. Maar ook samen werken met naburige gemeentes krijgt steeds meer vorm waarbij onderlinge capaciteit wordt ingezet. Igom faciliteert en ondersteunt dit met aanhoudend succes. Het Veiligheidshuis zal gepositioneerd worden in Kerkrade van waaruit de regie gevoerd kan gaan worden.

Het verzuimpercentage is gedaald naar 6,7% evenals een lichte daling van de frequentie naar 1,2. De extra aandacht, workshops en begeleiding hebben tot succes geleid. Voor 2018 wordt een verdere daling verwacht.

In de primaire begroting 2018 is rekening gehouden met een totaal budget “inhuur derden” conform de actuele definities van het CBS (lastencategorie 3.0 - inhuur personeel van derden, waarbij uitsluitend de arbeidskosten op basis van een tarief in rekening worden gebracht; oftewel “uurtje/factuurtje”) van afgerond € 3,1 mln. Hiervan is circa € 1,0 mln voor de reguliere inhuur van WSW-medewerkers. Daarnaast is circa € 1,8 mln voor inhuur bij sector MAZO v.w.b. sociaal domein en schuldhulp. De externe inhuur kan onder gecontroleerd toezicht verruimd worden (ten laste van andere budgetten) om tijdelijke werkzaamheden en projecten, anders dan door eigen potentieel te laten uitvoeren. Die integrale afweging en keuze dient per sector en beleidstaak telkenmale gemaakt te worden en zal ook op basis van efficiency getoetst worden.

Loonontwikkeling
Op diverse organisatieonderdelen is de beschikbare formatie onder druk komen te staan. De CAO onderhandelingen worden verantwoord in de Najaarsnota evenals de premiestijgingen van de pensioenwetgeving. In 2017 en 2018 is  de  loonsverhoging nagenoeg akkoord hetgeen een verhogend effect heeft op de loonsom.

Planning en control / begrotingsopzet
Deze begroting 2018 zal naar het zich laat aanzien de laatste zijn in deze opzet. Zie ook bij "Aanbieding". Het verder verbeteren van de begroting, daar waar mogelijk, is een continu proces. De nieuwe BBV-voorschriften en overgang naar zgn. "taakvelden", in samenhang met een nieuwe bestuursperiode ná de a.s. gemeenteraadsverkiezingen (maart 2018) zal de nieuwe opzet sterk beïnvloeden.

De urentoerekening is inmiddels gemeentebreed geactualiseerd, rekening houdend met de gewijzigde BBV-voorschriften en andere eisen (o.a. fiscaal). Met het oog op de toekomst zijn geen uren meer toegerekend naar de - nu nog bestaande - producten, maar naar de zgn. taakvelden die ook voor de toekomst (verplicht) gebruikt moeten gaan worden. Dit maakt helaas een vergelijking met historische gegevens niet goed mogelijk, maar is een inherent gevolg van de overgang naar taakvelden. Op onderdelen is in de begroting 2018 reeds rekening gehouden met de nieuwe voorschriften, een verdere en meer verfijnde financiële vertaling daarvan zal worden verwerkt in de Najaarsnota 2017. Benadrukt wordt dat het hier een verdeling/toerekening van bestaande kosten betreft naar de nieuwe taakvelden, de totale gemeentelijke kosten veranderen hierdoor uiteraard niet.

(Digitale) dienstverlening
Visie op dienstverlening Informatiebeleidsplan 2017-2020:

In 2008 is een visie op dienstverlening aan klanten geformuleerd die op dit moment nog steeds geldend is en als volgt luidt:
“De gemeente Kerkrade geeft de burgers en bedrijven het gevoel welkom te zijn en biedt oplossingen op maat aan waarbij zoveel mogelijk de keuzevrijheid van de klant, ten aanzien van het dienstverleningskanaal (Balie, Telefoon, Post, Internet)  centraal staat. Iedere medewerker van de gemeente is zich hiervan bewust en handelt dienovereenkomstig”.
In de loop der jaren zijn nationaal een aantal uitgangspunten geformuleerd die als volgt kunnen worden vertaald:
De overheid opereert als één: er is sprake van integrale dienstverlening, waarbij het niet uitmaakt bij welke overheidsorganisatie je als eerste aanklopt om alles wat komt kijken bij je verhuizing te regelen of je nieuwe bedrijf op te zetten. De overheid richt zijn processen in op de (dienstverlenings-)vraag van burgers en bedrijven en voorkomt daarmee dat burgers en bedrijven steeds weer hun weg moeten vinden in het brede en complexe landschap van overheidsorganisaties. Ook stelt één overheid geen overbodige vragen meer en zorgt dat burgers en bedrijven met minder regels en procedures te maken krijgen.
Dat moet op zo’n manier gebeuren dat de dienstverlening aan burgers en bedrijven door de overheid verbetert, de informatie-uitwisseling sneller en makkelijker verloopt en de efficiëntie wordt verhoogd. Kortom: Digitale overheid: betrouwbaar, veilig en betaalbaar.

Dit is beschreven in de volgende ambities waar de gemeente graag naar wil gaan handelen en deze zijn derhalve een aanvulling in de geest van de huidige tijd op de in 2008 geformuleerde visie op dienstverlening:
1.   De vraag van burgers, bedrijven en instellingen staat centraal in ons handelen
2.   Wij zorgen ervoor dat burgers, bedrijven en instellingen hun zaken snel en zeker kunnen regelen.
3.   Wij vallen burgers, bedrijven en instellingen niet lastig met de verschillen tussen onze organisaties:
           wij opereren als één overheid.
4.   Wij stellen geen overbodige vragen. Gegevens die in basisregistraties zijn opgenomen en informatie
           die binnen onze eigen organisatie beschikbaar is vragen wij niet nogmaals.
5.   Wij zijn transparant en aanspreekbaar
6.   Wij richten onze dienstverlening zo efficiënt mogelijk in, met inachtneming van de behoeften van
            burgers, bedrijven en instellingen.

Uiteindelijk leidt dit tot de volgende visie op dienstverlening:

“Digitaal waar het kan en persoonlijk waar het moet”

Dit laatste vormt, net als binnen de organisatie, ook voor informatievoorziening en informatiemanagement de basis voor de komende periode welke wij vervolgens vertaald hebben naar vijf strategische thema’s:
1.   Basis op orde
2.   Digitalisering
3.   Zaakgericht werken
4.   Informatiebeveiliging
5.   (Keten)samenwerking

Interne toetsing
Procesgewijs vindt interne toetsing plaats op de naleving van relevante wet- en regelgeving en de financiële stromen, bijvoorbeeld ten aanzien van personeel/salarissen, investeringen, subsidieverstrekking, belastingen en heffingen, treasury, sociale uitkeringen, bouwvergunningen, publiekszaken, onderwijs, etc. Daarbij wordt voor zover van toepassing rekening gehouden met de eisen die worden gesteld in de Single Information Single Audit (Sisa) – protocollen. Tevens worden de afrekeningen van diverse projectsubsidies getoetst. Waar relevant, mogelijk en zinvol vinden correcties plaats en/of worden de bevindingen gebruikt voor het doorvoeren van procesmatige verbeteringen.

Inkoop en aanbesteden
De bij gelegenheid van de begroting 2016 aangekondigde wijziging van de Aanbestedingswet is per 1 juli 2016 van kracht geworden. Deze gewijzigde wet heeft in 2017 aanleiding gegeven tot een aanpassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, welk in 2018 van kracht zal zijn.  In de jaarlijks  terugkerende themadag voor alle met inkoop belaste ambtenaren inkoop- en aanbesteden zal o.a. aandacht worden besteed aan de gewijzigde wet.

Telefonie en Website
Bij gelegenheid van de Voorjaarsnota 2016 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de vervanging van de verouderde telefooncentrale en de vervanging van de huidige website. In het kader van een nadere prioriteitenstelling van de ambities van onze stad, zijn de eerder ter beschikking gestelde middelen ad
€ 350.000 ingezet om ambities op andere vlakken van gemeentelijke zorg mede mogelijk te maken. De huidige telefooncentrale is in het 2^e kwartaal 2017 gereviseerd om nog enige jaren dienst te kunnen doen om voor zover technische en functioneel mogelijk in te kunnen spelen op ambities op het vlak van bereikbaarheid en dienstverlening. Op basis van een prognose per ultimo juni 2017 zal de nieuwe website, intranetsite (= Huisnet) en het raadsinformatiesysteem per 1 juli 2018 ‘live’ gaan.